Welche Belege du für die Steuererklärung sammeln solltest
Mitschicken musst du dem Finanzamt seit 2017 nichts mehr, vorzeigen können musst du die Belege aber, wenn es fragt. Hier steht, welche Belege sich lohnen, welche Regeln dabei gelten und an welchen Kleinigkeiten ein Abzug am häufigsten scheitert. Stand: Steuerjahre 2025 und 2026.
Kurz gesagt
- Belege schickst du nicht mit, aber du hebst sie auf und zeigst sie auf Nachfrage.
- Handwerker und Hilfe im Haushalt senken die Steuer um 20 Prozent der Arbeitskosten, aber nur mit Rechnung und Zahlung aufs Konto. Bar bezahlt zählt nicht.
- Berufliche Ausgaben lohnen sich ab 1.230 Euro im Jahr, und der Arbeitsweg zählt mit. Computer und Software setzt du im Kaufjahr ganz ab.
- Eine ärztliche Verordnung muss vor dem Kauf ausgestellt sein. Spenden bis 300 Euro belegt der Kontoauszug.
Mitschicken musst du nichts, aufheben schon
Seit der Steuererklärung 2017 gilt die Belegvorhaltepflicht statt der früheren Belegvorlagepflicht: Du musst Belege dem Finanzamt „grundsätzlich nur noch dann“ vorlegen, „wenn das Finanzamt dazu auffordert“. Das heißt aber auch: Fragt das Finanzamt nach und der Beleg fehlt, fällt der Abzug weg.
Wie lange du Steuerbelege aufheben solltest, steht ausführlich im Ratgeber Wie lange muss ich Belege aufbewahren?. Eine feste Frist gibt es nur für Spendenbelege: bis ein Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids, wenn das Finanzamt sie nicht schon vorher angefordert hat.
Handwerker und Hilfe im Haushalt
Für Arbeiten in deinem Haushalt ziehst du einen Teil der Kosten direkt von deiner Steuer ab, nicht nur vom Einkommen. Das regelt § 35a EStG:
| Was | Steuer sinkt um | Höchstens pro Jahr |
|---|---|---|
| Minijob im Haushalt | 20 Prozent | 510 € |
| Haushaltsnahe Dienstleistungen, auch Pflege und Betreuung | 20 Prozent | 4.000 € |
| Handwerkerleistungen: Renovierung, Erhaltung, Modernisierung | 20 Prozent der Arbeitskosten | 1.200 € |
Zwei Bedingungen entscheiden, ob es klappt:
- Nur die Arbeit zählt, nicht das Material. Bitte den Handwerker, Arbeits- und Materialkosten auf der Rechnung getrennt auszuweisen, sonst lässt sich der Anteil schwer belegen.
- Rechnung und Überweisung. Du brauchst eine Rechnung, und die Zahlung muss „auf das Konto des Erbringers der Leistung“ gegangen sein. Hebe deshalb zur Rechnung auch den Kontoauszug auf.
Auch als Mieter profitierst du: Deinen Anteil an Dienst- und Handwerkerleistungen, die der Vermieter bezahlt und über die Nebenkosten abgerechnet hat, kannst du geltend machen. Nachweisen musst du ihn mit einer Bescheinigung des Vermieters oder der Hausverwaltung. Frag danach, wenn die Nebenkostenabrechnung kommt.
Ausblick: Union und SPD haben im Juli 2026 vereinbart, den Handwerkerbonus ab 2027 auf 15 Prozent zu senken, höchstens 900 Euro. Beschlossen ist das noch nicht (Stand Oktober 2026), für 2025 und 2026 gelten die Werte oben.
„Bar bezahlt geht auch, Hauptsache Quittung.“
Nicht bei Handwerkern, Haushaltshilfen und Kinderbetreuung. Das Gesetz verlangt die Zahlung aufs Konto des Leistenden. Eine Barzahlung mit Quittung zählt nicht.
Beruf: Werbungskosten
Was „absetzen“ hier heißt. Werbungskosten sind Ausgaben, die du für deinen Job hast: Fahrten zur Arbeit, Arbeitsmittel, Fortbildungen. Sie werden nicht von deiner Steuer abgezogen, sondern von deinem Einkommen. Das Finanzamt rechnet so, als hättest du um diesen Betrag weniger verdient, und berechnet deine Steuer auf die kleinere Summe. Du sparst also nicht den ganzen Betrag, sondern die Steuer, die darauf angefallen wäre.
Bei Handwerkern und Hilfe im Haushalt (oben) ist das anders: Dort sinkt die Steuer selbst, um 20 Prozent der Arbeitskosten.
Die ersten 1.230 Euro gibt es ohne Belege. Jedem Arbeitnehmer rechnet das Finanzamt automatisch 1.230 Euro Werbungskosten an, auch wenn er keinen einzigen Beleg angibt. Deine eigenen Ausgaben zählen erst, wenn sie zusammen mehr als 1.230 Euro ausmachen, und dann zählt der ganze Betrag statt der 1.230 Euro.
Ein Beispiel, vereinfacht
- Du verdienst 40.000 Euro im Jahr. Ohne Belege rechnet das Finanzamt mit 38.770 Euro (40.000 minus 1.230).
- Kannst du 2.000 Euro Ausgaben für den Job zeigen, rechnet es mit 38.000 Euro, also mit 770 Euro weniger.
- Liegt dein persönlicher Steuersatz bei etwa 30 Prozent, sparst du dadurch rund 230 Euro Steuer.
Über die 1.230 Euro kommen viele schneller, als sie denken, weil der Arbeitsweg mitzählt. Seit 2026 sind das 38 Cent für jeden Kilometer der einfachen Strecke und Arbeitstag: Bei 20 Kilometern und 220 Arbeitstagen sind das schon 1.672 Euro. Dann zählt jeder weitere Beleg voll. Für den Arbeitsweg selbst brauchst du keine Belege, nur die Entfernung. Für 2025 gab es 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent ab dem 21. Auch das Homeoffice zählt mit: 6 Euro pro Tag, höchstens 1.260 Euro im Jahr.
Arbeitsmittel: sofort oder über mehrere Jahre
Arbeitsmittel sind Dinge, die du für die Arbeit kaufst, etwa Fachbücher, Werkzeug, ein Schreibtischstuhl oder ein Computer. Wann sie zählen, hängt vom Preis ab:
- Bis 952 Euro (800 Euro ohne Mehrwertsteuer) zählt der ganze Preis im Jahr des Kaufs.
- Was teurer ist, wird verteilt. Das Finanzamt geht davon aus, dass du so etwas mehrere Jahre benutzt, und rechnet jedes Jahr nur einen Teil an. Wie viele Jahre, steht in seiner Abschreibungstabelle, für Büromöbel zum Beispiel 13 Jahre. Ein Schreibtisch für 1.300 Euro zählt dann mit 100 Euro pro Jahr, im Kaufjahr nur anteilig für die Monate ab dem Kauf. Den Kaufbeleg brauchst du, solange du ihn absetzt.
- Computer und Software sind die Ausnahme. PCs, Laptops, Tablets, Drucker und Software rechnet das Finanzamt mit einer Nutzungsdauer von nur einem Jahr, und es hat nichts dagegen, wenn du den ganzen Preis im Kaufjahr absetzt, egal wie teuer. Ein Smartphone gehört nicht dazu, es wird über fünf Jahre verteilt. Software im Abo zählt einfach in dem Jahr, in dem du sie bezahlst.
- Nutzt du etwas auch privat, zählt nur der berufliche Anteil. Für einen Laptop, den du zur Hälfte privat nutzt, also die Hälfte des Preises.
Für eine Fortbildung hebst du Rechnung, Teilnahmebestätigung und Zahlungsnachweis auf.
Gesundheit: Krankheitskosten
Krankheitskosten wie Zuzahlungen, Brille oder Zahnersatz wirken sich steuerlich erst aus, wenn sie eine „zumutbare Belastung“ übersteigen, einen Prozentsatz deines Einkommens, der von Einkommen, Familienstand und Kinderzahl abhängt. Weil man vorher nicht weiß, ob man die Grenze übers Jahr erreicht, lohnt es sich, alle Belege zu sammeln.
Wichtig ist der Nachweis, dass die Ausgabe nötig war: Für Arznei-, Heil- und Hilfsmittel, also auch die Brille, reicht eine ärztliche Verordnung. Für Kuren, Psychotherapie und einige andere Fälle braucht es ein amtsärztliches Gutachten.
„Das Attest besorge ich, wenn das Finanzamt fragt.“
Zu spät. Der Nachweis „muss vor Beginn der Heilmaßnahme oder dem Erwerb des medizinischen Hilfsmittels ausgestellt worden sein“. Lass dir die Verordnung also geben, bevor du kaufst.
Spenden
Bis 300 Euro pro Spende genügt der Kontoauszug oder ein Bareinzahlungsbeleg, wenn das Geld an eine gemeinnützige Organisation, eine öffentliche Stelle oder eine Partei ging. Darüber brauchst du eine Zuwendungsbestätigung vom Empfänger.
Kinderbetreuung
Seit 2025 zählen 80 Prozent der Kosten, höchstens 4.800 Euro je Kind unter 14 Jahren (vorher zwei Drittel, höchstens 4.000 Euro). Auch hier gilt: Rechnung und Zahlung aufs Konto des Betreuenden.
„Belege muss ich der Steuererklärung beilegen.“
Seit 2017 nicht mehr. Du hebst sie auf, und das Finanzamt fragt nach, wenn es sie sehen will.
Dieser Ratgeber erklärt die allgemeinen Regeln und ersetzt keine Steuerberatung. Er gibt den Stand der Gesetze für die Steuerjahre 2025 und 2026 wieder.
So hilft dir hefted
In hefted merkst du Belege für die Steuer vor. Netto, Mehrwertsteuer und Kategorie stehen an jedem Beleg, Rechnungen aus dem Postfach kommen von selbst dazu. Wenn du deine Erklärung machst, exportierst du das Vorgemerkte für den Zeitraum, den du brauchst, als Tabelle. Die PDFs liegen sortiert nach Jahr und Monat in deinem Ordner, falls das Finanzamt nachfragt.
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Quellen
- Finanzverwaltung NRW: Wegfall der Belegvorlagepflicht für die Steuererklärung. finanzverwaltung.nrw.de
- § 50 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (Zuwendungsnachweis). gesetze-im-internet.de
- § 35a Einkommensteuergesetz. gesetze-im-internet.de
- BMF-Schreiben vom 9.11.2016 zu § 35a EStG, erläutert bei lohnsteuer-kompakt.de: Bescheinigung nach § 35a EStG für Mieter. lohnsteuer-kompakt.de
- Deutsches Handwerksblatt: Handwerkerbonus bleibt erhalten (02.07.2026). handwerksblatt.de
- § 9a Einkommensteuergesetz (Pauschbeträge). gesetze-im-internet.de
- § 6 Abs. 2 und § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 Einkommensteuergesetz. § 6, § 9
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c Einkommensteuergesetz (Tagespauschale). gesetze-im-internet.de
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Einkommensteuergesetz, geändert durch das Steueränderungsgesetz 2025; KPMG zur Verkündung am 23.12.2025. gesetze-im-internet.de, kpmg.com
- § 10 Abs. 1 Nr. 5 Einkommensteuergesetz (Kinderbetreuungskosten). gesetze-im-internet.de
- § 33 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (zumutbare Belastung). gesetze-im-internet.de
- § 64 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (Nachweis von Krankheitskosten). gesetze-im-internet.de
- Bundesfinanzministerium: AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter (BStBl. I 2000 S. 1532), Fundstellen 6.15 Büromöbel (13 Jahre) und 6.13.2.2 Mobilfunkendgeräte (5 Jahre). bundesfinanzministerium.de
- § 7 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (Absetzung für Abnutzung, im Kaufjahr anteilig). gesetze-im-internet.de
- BMF-Schreiben vom 22.02.2022 zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software, erläutert bei lohnsteuer-kompakt.de: Sofortabschreibung für PCs und Notebooks. lohnsteuer-kompakt.de, IHK Erfurt
- § 11 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (Ausgaben zählen im Jahr der Zahlung). gesetze-im-internet.de
